No cotidiano, a celebração de acordos é um momento crucial. A simplicidade e a clareza no cumprimento de etapas são essenciais para evitar mal-entendidos ou, pior, acusações de descumprimento que possam prejudicar qualquer uma das partes envolvidas. Recentemente, vivi uma situação que ilustra bem os riscos envolvidos na falta de transparência e organização nos procedimentos de assinatura e protocolo de documentos.

O Caso

Este ano, recebi a minuta de um acordo via e-mail, com instruções claras para assiná-lo eletronicamente e devolvê-lo em um prazo de 24 horas. Atendendo ao solicitado, realizei a assinatura e encaminhei o documento dentro do prazo estipulado. Contudo, semanas depois, fui surpreendido pela informação de que o acordo não havia sido protocolado, supostamente por não terem recebido minha resposta.

Após verificar meus registros, confirmei que havia cumprido todas as exigências. Encaminhei novamente um mencionado "suposto e-mail" como prova. Para minha surpresa, a questão já estava arquivada, com a homologação de uma sentença abaixo quanto ao objeto do acordo.

Isso levanta uma questão que considero fundamental: e se o resultado tivesse fixado algo maior, três a quatro vezes acima do acordado? Imagine a insegurança gerada por valores significativamente mais altos, que poderiam impactar severamente a outra parte e resultar em questionamentos ainda mais graves sobre a intenção e a transparência no processo. Uma situação como essa não apenas comprometeria o acordo, mas também colocaria em xeque a confiabilidade de todo o procedimento adotado. Seria o acordo igualmente ignorado ou apresentado, favorecendo a outra parte? O que impede que essa situação seja interpretada como um exemplo de má-fé?

A Reflexão Sobre os Procedimentos

Este episódio demonstra a importância de adotar procedimentos simples e efetivos na celebração de acordos. A utilização de aplicativos ou ferramentas que envolvem várias etapas – como links de assinatura que podem ser comprometidos por falhas sistêmicas ou humanas – apenas aumenta os riscos de erro e questionamentos posteriores.

Uma solução mais ágil e transparente seria implementar um processo direto: uma das partes assina digitalmente e envia o documento para que a outra parte conclua a assinatura, sem intermediação de aplicativos adicionais. Essa simplicidade não apenas reduz as chances de falha, mas também fortalece a confiança entre os envolvidos.

A Pulga Atrás da Orelha: Má-Fé ou Falha?

Ainda que não se possa afirmar categoricamente que houve má-fé, o caso deixa uma “pulga atrás da orelha”. Ao não protocolar o acordo e seguir diretamente para um resultado desfavorável, surge a dúvida: o procedimento foi realmente transparente? Situações como essa destacam a importância de manter registros claros e assegurar que todas as etapas sejam realizadas com responsabilidade.

Conclusão

Respeitando o princípio de que a simplicidade é o último degrau da sabedoria, sugiro que em negociações e acordos revisem seus procedimentos, incluindo a adoção de ferramentas de monitoramento de envio e recepção de documentos, confirmações formais de protocolo e verificações de assinaturas em tempo real para evitar falhas de comunicação ou erros sistêmicos. Quanto mais simples e claros forem os passos a serem seguidos, menor será a possibilidade de conflitos ou alegadas falhas de comunicação.

Em tempos de avanço tecnológico, não é preciso reinventar a roda: ferramentas simples, como o uso direto de assinaturas digitais entre as partes, podem ser o suficiente para garantir que acordos sejam cumpridos com responsabilidade e agilidade.

Esse episódio é um chamado à ação: profissionais, empresas e indivíduos devem revisar e aprimorar seus procedimentos para garantir que comunicações e acordos sejam tratados com a seriedade e organização que merecem. Prevenir situações semelhantes exige maior transparência, rastreabilidade e compromisso com a boa-fé em todas as etapas. Que ele sirva de reflexão e aprendizado.